7 Elementos clave para crear una carta de cobranza
Los atrasos en los pagos es una problemática frecuente en las pequeñas, medianas y grandes empresas. Su grado de repercusión es tan grave tanto para las compañías de altos ingresos como las que tiene un reducido tamaño y poca rentabilidad. Afectando, en consecuencia, el normal funcionamiento financiero de la misma.
Contar con un equipo de trabajo efectivo que logre recuperar los créditos en mora, sin afectar la relación que se tiene con los clientes, permitirá a través de las mejores técnicas de cobro, mejorar la cartera de crédito y los indicadores de mora. Hay varias estrategias que contribuyen a la recuperación de los créditos, entre ellas contar con una política y normatividad definas; igualmente, definir y aplicar un sistema de seguimiento y control diario, y así mismo, diseñar un sistema que premie la buena gestión de sus trabajadores.
Cuando un comprador o cliente no realiza el pago de manera oportuna, de acuerdo con el plan de pagos que se acordó, las cartas de cobranza son una de las alternativas más efectivas del momento. Dichas cartas deben recordarle al deudor su mora e indicarle los acuerdos de pago que tenían.
Para mayor claridad, les damos las siguientes recomendaciones para crear cartas de cobranza:
1. Primero, es importante tener claro que la gestión de cobranza es un proceso bastante interactivo con los clientes, que parte del análisis detallado de la situación de cada cliente. Este análisis es el principal paso para proceder a definir el proceso de negociación que regirá la interacción entre el proveedor y el cliente. Para ello, le sugerimos contar con toda la información necesaria sobre la situación de clientes (fechas de servicio, el total a pagar, los pagos parciales y la fecha de pago).
2. El segundo principio básico, previo a la elaboración de las cartas de cobranza, es que siempre se debe involucrar al cliente en la programación de fechas de pago, esto permitirá incrementar la probabilidad de pago. Se sugiere que los días acordados sean los de mayores ingresos del cliente o liquidez del negocio.
3. Ahora sí, llega el momento de elaborar y enviar la primera carta de cobranza, la cual debe mantener un tono de cordialidad y franqueza. Cabe resaltar que estas cartas son enviadas después de que se realizan las llamadas de cobranza, ya que en la carta se confirma por escrito lo que se habló en la llamada y se le recuerda al deudor el compromiso de pago que adquirió.
4. Si el cliente no cumple, se debe elaborar una segunda carta de cobranza, con el objetivo de exigir el pago inmediato de la deuda e indicar las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Envíe esta carta, y todas las que hagan parte del proceso de cobranza, por correo certificado, con el fin de poder contar con un comprobante de recepción.
5. Una recomendación determinante, es que cada carta debe evidenciar un nivel mayor de exigencia y dureza. Recuerde que el deudor no ha responsabilizado de sus compromisos y eso debe tener consecuencias. Para ello, en la tercera carta que se envíe debe manifestar su sorpresa por la falta de respuesta a la solicitud de pago.
6. En la última carta de cobranza el tono debe ser severo y categórico. En este documento deben reconfirmarle al cliente los acuerdos que se establecieron en la última llamada que se le hizo, junto con la exigencia de pago. Puntualicele al cliente que si no se efectúa el pago en la fecha acordada, usted deberá acudir a entidades externas que puedan controlar la situación desde otros niveles.
7. Para finalizar, es importante tener en cuenta que hay créditos que están perdidos, es decir que nunca serán recuperados. En este punto la gestión de cobranza ha finalizado. Para poder identificar si usted ha llegado a este punto debe analizar si se han agotado todas las estrategias posibles para la recuperación de la deuda. Analice el costo beneficio de las medidas judiciales, reportando el cliente moroso, y otras acciones permitidas por ley.
No existen fórmulas milagrosas para gestionar las cobranzas, sin embargo, para lograr un proceso que se acerque a los resultados esperados se debe contar con unsoftware de gestión de cobranza, herramientas y conocimientos normativos y procedimentales que le permitan guiar su proceso, sin afectar la relación con sus clientes, y eso implica contar con un equipo de trabajo que sea accesible y empático con sus clientes. Por lo tanto, capacite a sus trabajadores, bríndeles todas las herramientas necesarias para la gestión de cobranza y apliquelas paso a paso, hasta agotar todas las alternativas.
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